Administratief medewerker-zorglogistiek

Rijswijk – 24-32 uur

Zorg je er graag voor dat iedereen de juiste informatie op het juiste moment ontvangt en dat de registraties scherp(er) worden?  Leg jij gemakkelijk telefonisch contact? Kan jij jezelf goed verplaatsen in anderen? Dan ben jij geschikt voor de functie van administratief medewerker zorglogistiek bij Jeugdformaat.

De hulpverleners van Jeugdformaat helpen kinderen, jongeren en hun gezinnen die het (tijdelijk) op eigen kracht niet redden. Zij bieden zo snel mogelijk hulp. Om de best passende hulp te krijgen is het soms nodig om even op die hulp te wachten. Op het moment dat een hulpverlener met de juiste expertise beschikbaar is kan deze met het kind, de jongere en het gezin aan de slag om de (complexe) problemen aan te pakken met het doel daarna op eigen kracht weer verder te kunnen.

Wat ga je doen?

Je bent betrokken bij allerlei zorglogistieke processen zoals algemene vragen beantwoorden óf doorzetten bij het juiste loket/de juiste persoon. Daarnaast bereid je de vragenlijsten voor, ten behoeve van de start van de zorg, verzorg je dossiers die door oud cliënten opgevraagd worden en plan je de startgesprekken tussen de cliënt, de hulpverlener en eventuele verwijzers in. Tevens houdt je contact met de cliënten in de periode van de wachttijd om hen te informeren wanneer de start van de zorg zal zijn.

Een typische werkdag volgt een patroon van even een kopje koffie of thee halen, de binnengekomen mails doornemen en beantwoorden. Vervolgens kijk je welke aanvragen zijn binnengekomen voor inplannen van gesprekken en ben je bezig de agenda’s te matchen. Nadat je deze uitvraag verstuurd hebt, komt er een telefoon binnen van een verwijzer die een vraag heeft over een zorgproduct. Deze zet je door naar het aanmeldteam, waarna je de rapportage gaat draaien welke vragenlijsten verstuurd moeten worden. Vervolgens krijg je een telefonische verzoek om een afschrift van het zorgdossier te maken welke je in de komende week moet gaan oppakken.

Daarnaast ben je dagelijks in de weer met het bellen van cliënten die op hulp wachten en verwijzers die hulp aangevraagd hebben. Je informeert hen over de verwachte startdatum van de zorg en zorgt dat het een en ander goed geregistreerd is.

Tijdens het gesprek ben je empathisch en probeer je een goed beeld te krijgen van hoe het met het gezin gaat. Je bent betrokken, maar houd wel professionele afstand. Naast het compleet maken van gegevens, weet je ook goed af te tasten of de hulpvraag die gesteld is tekenen vertonen dat deze gewijzigd zijn en schakelt hierover met de collega's van het centraal aanmeldteam. Indien nodig nemen zij over de veranderende hulpvraag contact. Je kiest tijdens het gesprek nooit partij en verleent geen hulp. Je zorgt ervoor dat je gestructureerd en vertrouwelijk omgaat met de informatie die je uit het gesprek krijgt. Jouw bevindingen registreer je in ons systeem en plant een vervolgcontact moment in met de cliënt over een tijdje. Soms kan dat een afspraak zijn over wanneer jij weer contact opneemt, maar het kan ook gaan om bijvoorbeeld het plannen van een startgesprek met een andere collega. Voor het intakegesprek deel je ook de relevante vragenlijsten, folders, etc. met de cliënt.

Wat vragen we van jou:

• Je hebt een MBO-opleiding (minimaal niveau 4), bijvoorbeeld de opleiding Contactcenter Medewerker of Medewerker/Professioneel Klantcontact of juist als MBO4 Social work.

• Je kan goed luisteren en weet grenzen in het algemeen (tijd, persoonlijk) goed te bewaken.

• Je spreekt en schrijft met gemak in het Nederlands en Engels.

• Ervaring binnen de zorg in een soortgelijke functie is een pré

Wij bieden jou:

• Een verantwoordelijke baan met een contract voor 24 tot 32 uur per week.

• We vertrouwen op jouw expertise, jij weet wat wel en niet werkt in een telefoongesprek.

• Als administratief medewerker zorglogistiek werk je in een team samen met 2 directe collega’s. Daarnaast heb je nauw contact met het aanmeldteam en de zorgadministratie waardoor je een goed netwerk om je heen hebt voor sparring en advies.

• Een salaris tussen de € 2369,- en € 3333,- bruto (schaal 5 CAO jeugdzorg) per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur).

• Vakantietoeslag van 8%, eindejaarsuitkering 8,3%, pensioenregeling via PFZW, reiskostenvergoeding, fietsenplan en kortingen op zorgverzekering.

• Het overleggen van een positieve verklaring omtrent het gedrag (VOG) is een voorwaarde voor je aanstelling.

Solliciteren

Zit je nu met een grote glimlach achter je scherm en denk je dit is dé functie voor mij? Wacht dan niet langer en solliciteer via de link. We zien jouw reactie graag tegemoet.

Voor vragen kan je terecht bij Karin Rademakers, manager finance, 06-25751620