Privacy en disclaimer

Dit privacy statement betreft verwerkingen die worden verricht door Jeugdformaat.

Gegevens organisatie
Naam: Stichting Jeugdformaat
Bezoekadres: Fleminglaan 12, 2289 CP  Rijswijk
Postadres: Postbus 1178, 2280 CD  Rijswijk
KvK-nummer: 7255600
Telefoon: 070 351 27 51
Algemeen e-mailadres: info@jeugdformaat.nl

Als u vragen heeft, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming.

Gegevens functionaris gegevensbescherming
Naam: R. Kok
Postadres: Postbus 1178, 2280 CD  Rijswijk
E-mailadres: r.kok@jeugdformaat.nl
Telefoon: 070 351 27 51

 Het verwerken van uw persoonsgegevens door Jeugdformaat heeft tot doel de hulpvraag, de geboden jeugdhulp en de resultaten vast te leggen, zodat:

• de voortgang van de jeugdhulp kan worden bewaakt;
• de hulpverlening van de verschillende hulpverleners op elkaar kan worden afgestemd;
• verantwoording kan worden afgelegd aan de cliënt, de ouder(s) en aan instellingen of functionarissen die onder meer tot taak hebben de verleende jeugdhulp te volgen;
• een verantwoorde beleidsvoering en een zorgvuldige kwaliteitsbewaking mogelijk is;
• de ontwikkeling van beleid en wetenschappelijk onderzoek mogelijk is;
• aan wettelijke verplichtingen die onder meer samenhangen met contractvoorwaarden van gemeenten wordt voldaan;
• intern onderzoek ter verbetering van de hulpverlening mogelijk is.

In het cliëntdossier worden de volgende gegevens vastgelegd:

• naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en –land van de cliënt, van zijn/haar ouder(s), die al dan niet het gezag over hem/haar uitoefenen en zo nodig achtergrondinformatie van een ieder die tot zijn/haar (pleeg)gezin en familie behoort;
• het Burgerservicenummer (BSN) van de cliënt;
• bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en gegevens van uw strafrechtelijk verleden. Jeugdformaat heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van bijzondere persoonsgegevens met het oog op de verzorging, opvoeding of emotionele ontwikkeling van de cliënt zodat de juiste hulp ingezet kan worden.
• gegevens van andere instellingen die de aanspraak op jeugdhulp voor de cliënt hebben vastgesteld, die jeugdhulp bieden of hebben geboden, of onderzoek bij hem/haar doen of hebben gedaan, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor het bieden van effectieve jeugdhulp door Jeugdformaat;
• het (vervolg)verleningsbesluit met zorgaanspraken;
• het (vervolg)hulpverleningsplan, werkplannen, contactjournaals, evaluaties, correspondentie en waardering door de cliënt;
• de voor de zorg noodzakelijke gegevens over de pleegouders, indien pleegzorg wordt geboden aan de cliënt;
• aantekeningen, indien cliëntgegevens uit het dossier aan iemand buiten Jeugdformaat worden verstrekt;
•  gegevens die dienen ter verantwoording van de geleverde jeugdhulp;
• alle overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan wettelijke registratieverplichtingen.

De meeste persoonsgegevens krijgen we van uzelf. Indien nodig bij de te verlenen jeugdhulp kunnen we ook gegevens ontvangen van andere jeugdhulporganisaties. Daarnaast verkrijgen we gegevens via de Basisregistratie Personen (BRP) of de Verwijsindex. De Verwijsindex is een digitaal programma waarin professionals hulpverleners een signaal kunnen afgeven voor een jeugdige waar zij bij betrokken zijn. De Verwijsindex zorgt ervoor dat alle betrokken professionals goed kunnen samenwerken zodat de jeugdige de begeleiding krijgt die hij of zij nodig heeft.

We verwerken persoonsgegevens die we van derden ontvangen alleen als die door die partij verstrekt mogen worden en we gebruiken deze persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verkregen.

Jeugdformaat zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Jeugdformaat verwerkt moeten worden op grond van:

• een wettelijke of contractuele verplichting 
• en/of omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst af te kunnen sluiten.

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat - indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken - Jeugdformaat hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat deze nodig zijn voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Het komt erop neer dat we u niet kunnen helpen als cliënt, als we geen gegevens van u hebben of mogen bewaren. Daarnaast verwerken we uw gegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens waarvoor speciale wetten gelden. Dat geldt ook voor strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. In principe is het verboden om deze extra gevoelige persoonsgegevens te verwerken. Wij kunnen echter een beroep doen op een uitzondering op deze regel, omdat wij als hulpverlener/jeugdzorginstelling deze gegevens mogen verwerken met het oog op een goede behandeling of verzorging van de cliënt. Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat wij de jeugdige, de ouders en andere gezinsleden goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden. Ook het verwerken van het BSN mag alleen als de wet dit voorschrijft. Wij mogen het BSN op basis van de wet registeren.

Voor zover nodig voor de hulpverlening, hebben binnen Jeugdformaat de volgende personen inzage in het dossier:

• de hulpverlener(s) die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg aan de cliënt;
• de vervanger van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;
• de leidinggevende van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;
• de medewerker die in verband met technische of administratieve ondersteuning taken
  heeft op het gebied van registratie en dossierbeheer.

In sommige gevallen worden uw persoonsgegevens door samenwerkingspartners van ons verwerkt. Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens toch veilig zijn, sluiten we overeenkomsten af waarin we afspraken maken over de veiligheid van persoonsgegevens. Dit noemen we verwerkersovereenkomsten.

Andere personen hebben alleen toegang als een wettelijk voorschrift Jeugdformaat verplicht tot het verlenen van toegang.

Jeugdformaat mag persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken. Daarnaast moeten wij beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden. In de volgende situaties kunnen wij zonder toestemming van de betrokkene informatie met een derde uitwisselen:

• De wettelijke grondslag voor het verstrekken van persoonsgegevens en het Burgerservicenummer door Jeugdformaat aan anders instellingen zoals gemeente, het Centraal Administratiekantoor (CAK ), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en Veilig Thuis en de zorgverzekeraar wordt geboden door bepalingen in de Jeugdwet . Het betreft hier geen gezondheidsgegevens. Gezondheidsgegevens (die in het dossier staan) worden alleen verstrekt wanneer u en/of uw kind daarvoor eerst ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven.
• Jeugdformaat geeft persoonsgegevens door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk;
• Jeugdformaat heeft een wettelijke verplichting om een gezinsvoogd informatie te verstrekken;
• Jeugdformaat is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit;
• Jeugdformaat mag gegevens uitwisselen met onze klachtencommissie Jeugdzorg, tuchtcolleges (SKJ) en de rechtelijke macht in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures;
• Jeugdformaat kan gegevens verstrekken aan Veilig Thuis in het kader van een situatie van (vermoedelijke) kindermishandeling en/of huiselijk geweld. Wij hebben daarvoor namelijk ook een wettelijke grondslag;
• Jeugdformaat is bevoegd om een melding te doen in de verwijsindex risicojongeren (VIR). In de VIR staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. Wel moet de jeugdige of diens vertegenwoordiger worden geïnformeerd over de opname in de Verwijsindex.

Om goede hulp te verlenen kan het noodzakelijk zijn dat we informatie delen over uw kind met een andere instantie, bijvoorbeeld de school van uw kind of een vorige hulpverlener. Voordat we informatie met andere instanties delen, vragen we u om toestemming

We besteden veel tijd en aandacht aan de beveiliging van onze systemen en de persoonsgegevens die daarin zijn opgeslagen. We hebben een Functionaris voor de gegevensbescherming en een speciaal team dat toezicht houdt op de beveiliging en het gebruik van persoonsgegevens. De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers. De veiligheid van ons dataverkeer houden we voortdurend in de gaten. Gaat er toch een keer iets mis, dan ondernemen we meteen actie. Datalekken lossen we op en registreren we. Dat zijn we volgens de wet ook verplicht. We melden ze ook aan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) en aan u, als dat nodig is. verder hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen uw gegevens inzien en verwerken.

U en/of uw kind hebben het Recht van inzage. Voor kinderen geldt dat:

• Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de jeugdige doen.
• Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als ouder met gezag of voogd  kunnen het dossier inzien. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
• Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de ouder met gezag of voogd inzage in het dossier? Dan is toestemming van de jeugdige nodig.
• Is de jeugdige wilsonbekwaam? Dan komt het recht op inzage toe aan de ouder met gezag of voogd. Is de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige. 

U heeft Recht op aanpassing, verwijdering en beperking. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet juist zijn. U heeft bovendien het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-up systemen verwijderen. Ook heeft u het recht op beperking van uw persoonsgegevens. Dit recht houdt in dat u kunt aangeven dat uw gegevens tijdelijk niet gebruikt mogen worden.  

U heeft het Recht om uw toestemming in te trekken. Als het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van uw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Jeugdformaat; 

U heeft Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit betekent dat u in bepaalde gevallen het recht heeft om ons te vragen de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, over te dragen aan uzelf en een andere dienstverlener.

U heeft Recht van bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens, als we uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen uw bezwaar zorgvuldig en stoppen indien nodig met de verwerking van uw persoonsgegevens.

U heeft Recht op informatie. We informeren u vooraf over de doelen en de manieren waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden en over de rechten die u daarbij heeft. U wordt ook geïnformeerd over de plaats waar documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen worden ingezien of opgevraagd.

Als u gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, dan kunt u dit aangeven bij de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan u als cliënt.

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Jeugdformaat niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

We bewaren uw gegevens zolang we dat wettelijk verplicht zijn en zo lang als nodig is voor een goede hulpverlening. We gaan daarbij uit van de volgende regels:

• We bewaren een cliëntdossier gedurende twintig jaar of zoveel langer als nodig is voor een goede hulpverlening.
• Voordat we het cliëntdossier vernietigen kan de cliënt  desgewenst een kopie krijgen van het dossier.

Uw gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie (EU).

Heeft u algemene vragen over uw persoonsgegevens? Neemt u dan contact met onze Functionaris voor de gegevensbescherming via r.kok@jeugdformaat.nl.

Heeft u een klacht over de wijze waarop Jeugdformaat met uw persoonsgegevens omgaat? Lees dan onze pagina “Niet tevreden”. Als uw klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld kunt u uw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit privacy statement kan worden aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving en/of aan de wijze waarop we persoonsgegevens verwerken. Deze versie is van 17 juli 2021. De meest recente versie vindt u altijd op deze pagina.

Jeugdformaat voorkomt datalekken door veilig te mailen met SmartLockr.

Juist omdat onze e-mails extra worden beveiligd, kan het zijn dat je voor het ontvangen van een e-mail een extra stap moet zetten, bijvoorbeeld door het invullen van een wachtwoord of een sms-code. Zo weten we namelijk zeker dat er geen data in verkeerde handen valt. Hieronder leggen we uit hoe je e-mails en bestanden die je van Jeugdformaat ontvangt via SmartLockr, eenvoudig kunt openen:

Je krijgt een e-mail en wordt om een wachtwoord of code gevraagd
Wanneer we vertrouwelijke informatie e-mailen, bewaken we je privacy door het bericht en/of de bijlage af te schermen met een wachtwoord.

1. Als ontvanger krijg je een e-mail waarin staat dat je een bericht hebt ontvangen. Om dit bericht te lezen, klik je op de knop “Open bericht”.
2. Je komt dan op een pagina waar je op “Verzend mijn wachtwoord” kunt klikken.
3. Je krijgt hierna het wachtwoord toegestuurd per e-mail of per sms. Dit kan je vervolgens gebruiken om het bericht uit de eerste e-mail te openen en te lezen. 

Door het wachtwoord apart te versturen, weten we zeker dat je gegevens onderweg niet in verkeerde handen vallen. 

Reageren op een veilig verzonden e-mailbericht
Wanneer je, zoals hierboven beschreven, een beveiligd bericht opent met het wachtwoord dat je per e-mail of sms hebt gekregen, dan zal je zien dat er boven in je scherm een knop met "Beantwoorden" staat. Door hierop te klikken, kan je eenvoudig een e-mail terugsturen in dezelfde veilige omgeving waar je de e-mail hebt ontvangen.

Klik hier voor meer informatie over SmartLockr.